Microsoft 365, voorheen Office 365, is voor veel organisaties de standaard geworden voor e-mail, documenten en samenwerking. De overstap lijkt eenvoudig: een abonnement afsluiten, accounts aanmaken en aan de slag. In de praktijk lopen bedrijven echter tegen een aantal terugkerende problemen aan, zowel bij de invoering als bij het dagelijks beheer en de support.
Implementatie zonder plan
Een veelgemaakte fout is de migratie starten zonder duidelijke voorbereiding. Bestaande mailboxen, gedeelde mappen en agenda’s moeten worden overgezet zonder dat er gegevens verloren gaan. Wie zonder inventarisatie begint, loopt het risico op dubbele accounts, verkeerd ingestelde rechten en gebruikers die tijdens de overgang niet bij hun bestanden kunnen. Een gefaseerde aanpak, met een testgroep voordat de hele organisatie overstapt, voorkomt veel van deze problemen.
Licentiebeheer dat uit de hand loopt
Microsoft 365 kent een breed scala aan licenties, van basispakketten tot uitgebreide versies met extra beveiliging. Organisaties betalen geregeld voor functies die niemand gebruikt, of juist voor licenties van medewerkers die al uit dienst zijn. Periodiek nalopen welke licenties echt nodig zijn, scheelt op jaarbasis aanzienlijk in de kosten.
Beveiliging als sluitpost
De standaardinstellingen van Microsoft 365 zijn niet vanzelf veilig. Zonder meervoudige verificatie (MFA) is een account met alleen een wachtwoord een eenvoudig doelwit. Ook voorwaardelijke toegang, waarbij wordt gecontroleerd vanaf welk apparaat of welke locatie iemand inlogt, blijft vaak ongebruikt. Juist bij kleinere bedrijven, waar geen vaste beheerder aanwezig is, blijven deze instellingen achterwege.
De back-up die er niet is
Een hardnekkig misverstand is dat Microsoft alle gegevens automatisch back-upt. Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid van de dienst, maar verwijderde e-mails of bestanden zijn na de bewaartermijn definitief weg. Voor een echte back-up, waarmee gegevens na maanden nog terug te halen zijn, is een aparte oplossing nodig. Veel organisaties ontdekken dit pas op het moment dat er iets misgaat.
Wildgroei in Teams en SharePoint
Teams en SharePoint maken samenwerken makkelijk, maar zonder afspraken ontstaat al snel wildgroei. Iedereen maakt teams en mappen aan, documenten staan op meerdere plekken en niemand weet nog waar de juiste versie staat. Een eenvoudige structuur met duidelijke naamgeving en beheerde toegang houdt de omgeving overzichtelijk.
Adoptie onder medewerkers
Techniek alleen lost niets op als medewerkers de nieuwe manier van werken niet oppakken. Wie gewend is om bestanden lokaal op te slaan en als bijlage te mailen, stapt niet vanzelf over op delen via OneDrive of SharePoint. Korte uitleg en een aanspreekpunt voor vragen leveren meer op dan een uitgebreide handleiding die niemand leest.
Beheer en support op de lange termijn
De invoering is eenmalig, het beheer is doorlopend. Updates, nieuwe medewerkers, vertrekkende medewerkers, beveiligingsmeldingen en vragen van gebruikers blijven terugkomen. Voor organisaties zonder eigen ICT-afdeling is dit lastig structureel bij te houden. Veel bedrijven besteden het beheer daarom uit aan een gespecialiseerde partij die zowel de instellingen bewaakt als gebruikers ondersteunt.
Een voorbeeld is Pixelbyte, een ICT bedrijf in Alkmaar dat zich richt op zzp’ers en het mkb. Het bedrijf verzorgt het beheer van Microsoft 365 en richt moderne, beveiligde werkplekken in.
De specialisten van Pixelbyte nemen het dagelijks beheer over, zodat ondernemers zich op hun eigen werk kunnen richten.
Tot slot
Microsoft 365 levert het meeste op bij een doordachte invoering en aandacht voor beheer, beveiliging en gebruikers. De techniek is zelden het echte probleem; de inrichting en het onderhoud bepalen of een organisatie er werkelijk profijt van heeft.
