Een goede beveiliging van Office 365 is voor MKB’ers onmisbaar. Cyberaanvallen richten zich niet alleen op grote bedrijven. Juist kleine en middelgrote ondernemingen zijn kwetsbaar, omdat ze vaak geen IT-afdeling hebben en beveiliging niet de hoogste prioriteit krijgt. Met een paar simpele stappen kun je je organisatie echter veel veiliger maken. In dit artikel ontdek je waarom MFA (Multi-Factor Authenticatie) zo belangrijk is en welke best practices MKB kan toepassen om Office 365 optimaal te beveiligen.
Waarom beveiliging in Office 365 cruciaal is
Office 365 is wereldwijd de meest gebruikte cloudomgeving voor e-mail, bestanden en samenwerking. Juist daardoor is het een populair doelwit voor hackers. Veel aanvallen beginnen met iets simpels: inloggen met een gestolen wachtwoord.
Risico’s voor MKB:
Phishing: medewerkers klikken op een link en geven onbewust hun inloggegevens weg.
Ransomware: bestanden in OneDrive of SharePoint worden versleuteld.
Business Email Compromise: criminelen kapen een mailbox en misbruiken deze om facturen te onderscheppen.
Dataverlies: door onbedoelde verwijdering of slecht ingestelde rechten.
Beveiliging is dus geen luxe, maar een noodzaak.
Wat is MFA?
MFA (Multi-Factor Authenticatie) voegt een extra beveiligingslaag toe aan je login. Naast je wachtwoord gebruik je een tweede factor, zoals:
Een sms-code of telefoongesprek.
Een app zoals Microsoft Authenticator die een code genereert of een pushmelding stuurt.
Een hardwaretoken of beveiligingssleutel.
Zelfs als een hacker je wachtwoord te pakken krijgt, kan hij zonder die tweede factor niet inloggen.
Waarom MFA onmisbaar is voor MKB
80% van de hacks kan hiermee worden voorkomen (bron: Microsoft).
MFA is inbegrepen in Office 365, je hoeft er dus niet apart voor te betalen.
De installatie kost weinig tijd en levert enorme winst in veiligheid.
Medewerkers merken nauwelijks hinder: inloggen gaat vaak net zo snel, alleen veiliger.
Best uitleg voor Office 365-beveiliging
1. Activeer MFA voor alle accounts
Niet alleen voor beheerders, maar voor iedereen in het bedrijf. Hackers richten zich vaak juist op “gewone” medewerkers.
2. Gebruik sterke wachtwoorden
Voer beleid in met minimaal 12 tekens, inclusief cijfers en symbolen. Overweeg een wachtwoordmanager.
3. Beperk toegangsrechten
Geef medewerkers alleen toegang tot de bestanden en mappen die ze echt nodig hebben. Dit verkleint de schade bij een hack.
4. Gebruik Conditional Access
Met deze functie in Office 365 bepaal je onder welke voorwaarden iemand mag inloggen. Voorbeeld: alleen vanaf Nederlandse IP-adressen of via goedgekeurde apparaten.
5. Versleutel gevoelige e-mails
Met Office 365 Message Encryption kun je vertrouwelijke berichten beschermen zodat alleen de ontvanger ze kan lezen.
6. Maak back-ups
Microsoft biedt geen volledige back-up van je e-mail of bestanden. Gebruik daarom een externe oplossing om data veilig te stellen.
7. Monitor verdachte activiteiten
Gebruik het beveiligingsdashboard in Office 365 om ongebruikelijke inlogpogingen of verdachte acties op te sporen.
8. Train medewerkers
De meeste aanvallen beginnen met menselijk gedrag. Leer medewerkers phishingmails te herkennen en meldprocedures te volgen.
Praktijkvoorbeeld: accountantskantoor
Een accountantskantoor met 10 medewerkers kreeg te maken met phishing. Eén medewerker vulde zijn wachtwoord in op een valse website, waarna de mailbox werd misbruikt. Na het activeren van MFA werd het risico vrijwel geëlimineerd. Medewerkers loggen nu veilig in via de Authenticator-app.
Praktijkvoorbeeld: webshop
Een webshop had veel freelancers die toegang hadden tot bestanden in SharePoint. Omdat rechten niet goed waren ingesteld, kon een oud-medewerker nog maanden inloggen. Na een herziening van toegangsrechten en invoering van Conditional Access werd dit risico volledig weggehaald.
Waarom back-ups deel van beveiliging zijn
Beveiliging gaat verder dan alleen voorkomen. Stel dat er toch iets misgaat, dan wil je je data snel kunnen herstellen. Een externe back-upoplossing voor Office 365 (e-mail, OneDrive en SharePoint) geeft zekerheid dat je altijd toegang houdt tot belangrijke informatie.
Tips om vandaag nog te starten
Activeer MFA direct in de Office 365 Admin Center.
Controleer toegangsrechten van SharePoint- en OneDrive-mappen.
Stel een wachtwoordbeleid in en communiceer dit duidelijk naar medewerkers.
Investeer in een korte security-awareness training.
Plan periodieke controles: beveiliging is geen eenmalige actie.
Beveiliging begint bij de basis
Beveiliging in Office 365 hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Met eenvoudige maatregelen zoals MFA, sterke wachtwoorden en duidelijke toegangsrechten maak je je bedrijf al vele malen veiliger. Voor MKB’ers zonder eigen IT-team zijn dit cruciale stappen om klanten en medewerkers te beschermen.
