In de moderne digitale wereld is efficiënte samenwerking essentieel voor bedrijven van elke omvang. Het beheren van documenten, het delen van informatie en het soepel laten verlopen van interne processen zijn uitdagingen waar veel organisaties mee te maken hebben. Hier komt SharePoint, een veelzijdige oplossing van Microsoft, in beeld. Maar wat is SharePoint precies en hoe werkt het? In deze uitgebreide blog duiken we diep in de functionaliteiten, voordelen en toepassingen van SharePoint.
Waar wordt Sharepoint voor gebruikt?
SharePoint is een webgebaseerd platform ontwikkeld door Microsoft dat bedrijven helpt bij het beheren van documenten, het delen van informatie en het verbeteren van samenwerking. SharePoint wordt vaak ingezet als een intranetoplossing, maar het platform biedt veel meer dan alleen dat. Het kan fungeren als een documentmanagementsysteem, een communicatietool en zelfs als een applicatieontwikkelplatform.
Verschillende versies van SharePoint
Voordat we verder ingaan op de functionaliteiten, is het belangrijk om te weten dat SharePoint in verschillende versies beschikbaar is:
- 1. SharePoint Online: Dit is de cloudgebaseerde versie, die onderdeel is van Microsoft 365. Het biedt bedrijven de flexibiliteit om overal en altijd toegang te hebben tot hun bestanden.
- 2. SharePoint Server: Een on-premises oplossing, waarbij SharePoint op de eigen servers van een organisatie wordt gehost. Dit biedt meer controle, maar vereist ook meer IT-infrastructuur.
- 2. SharePoint Server: Een on-premises oplossing, waarbij SharePoint op de eigen servers van een organisatie wordt gehost. Dit biedt meer controle, maar vereist ook meer IT-infrastructuur.
- • Promotie: Je kunt je handtekening gebruiken om evenementen, nieuwe producten of een blog te promoten.
Hoe werkt SharePoint?
De werking van SharePoint is gebaseerd op een combinatie van verschillende functies en tools. Laten we enkele kernaspecten bekijken:
Documentbeheer en versiebeheer
Met SharePoint kunnen gebruikers eenvoudig documenten uploaden, opslaan en beheren in een gecentraliseerde bibliotheek. Belangrijke functies zoals versiebeheer maken het mogelijk om wijzigingen bij te houden, eerdere versies te herstellen en te zien wie welke aanpassingen heeft gedaan. Dit zorgt voor een efficiënte samenwerking, zonder de frustratie van meerdere versies van een document die verspreid zijn over verschillende apparaten.
Samenwerkingstools
SharePoint biedt verschillende mogelijkheden om samenwerking binnen teams te verbeteren. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld tegelijkertijd aan hetzelfde document werken dankzij de integratie met tools zoals Word, Excel en PowerPoint. Daarnaast kunnen opmerkingen en feedback eenvoudig worden toegevoegd.
Sites en intranet
Met SharePoint kun je team- of projectwebsites maken die dienen als een gecentraliseerde plek voor informatie. Deze sites kunnen worden aangepast om specifieke workflows, bestanden en communicatie te ondersteunen. Veel bedrijven gebruiken SharePoint ook om een intern intranet te bouwen, waar medewerkers belangrijke bedrijfsinformatie kunnen vinden, zoals beleidsdocumenten, nieuws en evenementen.
Workflows en automatisering
Een van de krachtigste functies van SharePoint is de mogelijkheid om bedrijfsprocessen te automatiseren met behulp van workflows. Denk aan goedkeuringsprocessen, meldingen en taaktoewijzing. Dankzij de integratie met Microsoft Power Automate kunnen geavanceerde workflows worden gemaakt die verschillende tools en systemen verbinden.
Beveiliging en toegangsbeheer
SharePoint biedt uitgebreide beveiligingsopties om ervoor te zorgen dat gevoelige informatie beschermd blijft. Gebruikers en groepen kunnen specifieke rechten krijgen, zoals lezen, bewerken of beheren. Daarnaast ondersteunt SharePoint encryptie en andere beveiligingsprotocollen om gegevens te beschermen.
Wat zijn de voordelen van SharePoint?
Het gebruik van SharePoint biedt talloze voordelen voor bedrijven:
- Verbeterde samenwerking: Teams kunnen eenvoudiger samenwerken aan projecten, ongeacht hun locatie.
- Centralisatie: Alle documenten en informatie bevinden zich op één plek, wat het zoeken en beheren eenvoudiger maakt.
- Flexibiliteit: Dankzij SharePoint Online kunnen medewerkers overal ter wereld werken, zolang ze toegang hebben tot internet.
- Schaalbaar: SharePoint kan worden aangepast aan de behoeften van zowel kleine bedrijven als grote ondernemingen.
- Integratie met Microsoft 365: SharePoint werkt naadloos samen met andere Microsoft-tools zoals Teams, Outlook en OneDrive, wat de productiviteit verhoogt.
- Aanpasbaar: Het platform kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een organisatie, met behulp van sjablonen, aangepaste workflows en webonderdelen.
Voorbeelden van toepassingen van SharePoint
SharePoint wordt in verschillende sectoren en voor uiteenlopende doeleinden gebruikt. Enkele voorbeelden zijn:
- HR-portalen: Bedrijven kunnen SharePoint gebruiken om een intern HR-portaal te maken, waar medewerkers toegang hebben tot hun verlofsaldo, bedrijfsbeleid en vacatures.
- Projectbeheer: Teams kunnen SharePoint gebruiken om projectdocumenten, deadlines en updates bij te houden.
- Kennisbeheer: SharePoint kan fungeren als een centrale kennisbank, waar medewerkers toegang hebben tot handleidingen, FAQ’s en trainingsmaterialen.
- Klantenportalen: Sommige organisaties gebruiken SharePoint om klanten toegang te geven tot specifieke documenten of informatie.
Hoe begin je met SharePoint?
Het implementeren van SharePoint kan overweldigend lijken, maar met een goede strategie is het proces beheersbaar. Hier zijn enkele stappen om te beginnen:
- Analyseer je behoeften: Bepaal welke problemen je wilt oplossen met SharePoint en welke functies je nodig hebt.
- Kies de juiste versie: Beslis of je SharePoint Online, Server of een hybride oplossing wilt gebruiken.
- Plan de structuur: Denk na over hoe je je SharePoint-sites wilt organiseren. Dit omvat de mappenstructuur, rechten en toegangsniveaus.
- Train medewerkers: Zorg ervoor dat je team begrijpt hoe ze SharePoint moeten gebruiken, zodat de adoptie soepel verloopt.
- Monitor en optimaliseer: Houd bij hoe SharePoint wordt gebruikt en maak aanpassingen waar nodig om de effectiviteit te verhogen.
Waarom SharePoint jouw bedrijfs processen kan verbeteren
SharePoint is een krachtig platform dat bedrijven helpt om efficiënter samen te werken, processen te stroomlijnen en informatie beter te beheren. Of je nu een kleine onderneming bent die op zoek is naar een eenvoudige documentoplossing, of een groot bedrijf dat complexe workflows wil automatiseren, SharePoint biedt een scala aan mogelijkheden. Door de juiste versie te kiezen en het platform op de juiste manier te implementeren, kun je de productiviteit en samenwerking binnen je organisatie aanzienlijk verbeteren.
Heb je vragen over hoe je SharePoint kunt gebruiken binnen jouw bedrijf? Neem gerust contact op, we helpen je graag verder!
Servicepunt 365 is gespecialiseerd in de naadloze implementatie en integratie van Office 365 binnen jouw organisatie.
