Office 365 SharePoint: alles wat je moet weten over samenwerken in de cloud

Werk je met Microsoft 365 en wil je efficiënter documenten delen, samenwerken en projecten beheren? Dan is Office 365 SharePoint een tool die je absoluut moet kennen. SharePoint is een krachtig platform dat onderdeel is van Microsoft 365 (voorheen Office 365) en speciaal is ontwikkeld om teams, afdelingen en organisaties digitaal samen te laten werken. In dit blog ontdek je wat SharePoint precies is, wat je ermee kunt en hoe je het optimaal inzet binnen je organisatie.

Wat is Office 365 SharePoint?

Office 365 SharePoint, officieel bekend als Microsoft SharePoint Online, is een cloudgebaseerd platform waarmee je:

• Documenten kunt opslaan en delen

• Intranet-omgevingen kunt bouwen

• Samenwerkt aan bestanden

• Projectinformatie centraal beheert

• Bedrijfsprocessen automatiseert met workflows

SharePoint is volledig geïntegreerd in het Microsoft 365-ecosysteem en werkt naadloos samen met apps zoals Teams, OneDrive, Outlook en Microsoft Lists.

De belangrijkste functies van SharePoint in Office 365

📁 1. Documentbeheer en -deling

Met SharePoint beheer je bestanden centraal. Je kunt versies bijhouden, machtigingen instellen en samenwerken in real-time — zonder e-mails heen en weer te sturen.

🏢 2. Intranet bouwen

Veel bedrijven gebruiken SharePoint als modern intranet: een centrale plek voor nieuws, aankondigingen, formulieren en interne communicatie.

👥 3. Teamwebsites

Elk team of project krijgt een eigen SharePoint-site. Hier deel je documenten, houd je taken bij en werk je samen met collega’s — allemaal op één locatie.

🔄 4. Integratie met Microsoft Teams

Elke Teams-groep heeft automatisch een gekoppelde SharePoint-site. Zo kun je bestanden uit Teams gemakkelijk beheren in SharePoint en andersom.

⚙️ 5. Workflows en automatisering

Met Power Automate (voorheen Flow) automatiseer je processen binnen SharePoint, zoals goedkeuringsrondes, meldingen of formulierverwerking.

Hoe werkt SharePoint in Microsoft 365?

SharePoint is beschikbaar via de browser. Als gebruiker van Microsoft 365 log je in via https://portal.office.com, waarna je toegang hebt tot SharePoint via het tegelmenu.

Je kunt kiezen uit:

• Communicatiesites: gericht op het delen van informatie met een grote groep

• Teamsites: gericht op samenwerking binnen een team of afdeling

Via drag-and-drop beheer je pagina’s, nieuwsberichten, documenten en lijsten.

SharePoint en OneDrive: wat is het verschil?

Veel gebruikers verwarren SharePoint met OneDrive. Toch zijn ze verschillend:

Goed om te weten: bestanden die je in Teams deelt, worden opgeslagen in SharePoint, niet in OneDrive.

Office 365 SharePoint inzetten in je bedrijf

Bedrijven gebruiken SharePoint voor:

• 📚 Centrale documentopslag (met versiebeheer)

• 📢 Interne communicatie via nieuwsberichten

• 🧾 Delen van formulieren en handleidingen

• 📈 Rapportage en dashboards integreren met Power BI

• 🛠 Projectmanagement en statusoverzichten

• 🧑‍🤝‍🧑 Samenwerking met externe partners (gasttoegang)

Je kunt zelfs SharePoint gebruiken als basis voor je bedrijfsintranet of kennisbank.

SharePoint voordelen binnen Office 365

✅ Volledig geïntegreerd met Microsoft 365
✅ Altijd en overal toegankelijk via de cloud
✅ Veilig en schaalbaar
✅ Ondersteuning voor versiebeheer en machtigingen
✅ Samenwerken aan bestanden in real-time
✅ Koppeling met Power Automate en Power Apps

Veelgestelde vragen over Office 365 SharePoint

Is SharePoint inbegrepen bij Microsoft 365?

Ja, SharePoint Online is standaard inbegrepen bij de meeste zakelijke Microsoft 365-abonnementen zoals Business Standard, Business Premium en Enterprise E3/E5.

Kan ik SharePoint gebruiken zonder Teams?

Zeker. SharePoint werkt zelfstandig en is toegankelijk via de browser. Teams is echter een handige aanvulling, vooral voor communicatie.

Is SharePoint geschikt voor kleine bedrijven?

Ja! SharePoint is schaalbaar en werkt ook uitstekend voor kleine teams of zelfstandige ondernemers die documenten willen delen of samenwerken met klanten.

Heb je technische kennis nodig?

Nee. SharePoint is gebruiksvriendelijk en ontworpen voor eindgebruikers. Beheerders kunnen de omgeving configureren, maar als gebruiker kun je zonder technische kennis pagina’s aanmaken, documenten uploaden en samenwerken.

SharePoint best practices voor optimaal gebruik

🗂 Gebruik duidelijke mappen- en bibliotheekstructuren
🔒 Beperk toegangsrechten per gebruiker of team
📝 Werk met metadata voor betere zoekresultaten
🗃 Gebruik lijsten en filters in plaats van ellenlange Excels
🔔 Automatiseer goedkeuringen en meldingen met Power Automate
📢 Publiceer regelmatig nieuws op je teamsite om betrokkenheid te vergroten

SharePoint vs andere tools

SharePoint biedt unieke voordelen in combinatie met andere Microsoft-producten, wat het bijzonder krachtig maakt voor bedrijven die al met Microsoft 365 werken.

Waarom kiezen voor Office 365 SharePoint?

Office 365 SharePoint is dé oplossing voor bedrijven die informatie willen structureren, documenten centraal willen beheren en teamwerk willen stroomlijnen. Dankzij de naadloze integratie met Microsoft Teams, Outlook, Power BI en OneDrive is SharePoint een complete tool voor moderne samenwerking.

Of je nu een klein team aanstuurt, een intranet wilt bouwen of projectdocumentatie wilt organiseren — SharePoint biedt de structuur, flexibiliteit en veiligheid die je nodig hebt.