Een DNS-instelling voor Office 365 e-mail lijkt voor veel ondernemers technisch en ingewikkeld. Toch is het een van de belangrijkste stappen om je zakelijke e-mail betrouwbaar en veilig te laten werken. DNS bepaalt namelijk hoe je domeinnaam gekoppeld is aan je e-mail en welke servers je berichten verwerken. Als de DNS niet goed staat ingesteld, loop je risico’s: mails komen niet aan, belanden in de spamfolder of kunnen zelfs misbruikt worden door hackers. In dit artikel leggen we uit wat DNS is, waarom het cruciaal is voor Office 365 e-mail en hoe je dit correct instelt.
Wat is DNS?
DNS staat voor Domain Name System. Het is het “telefoonboek” van het internet dat domeinnamen koppelt aan IP-adressen. Wanneer iemand een e-mail stuurt naar jouwnaam@bedrijf.nl, zorgt DNS ervoor dat deze mail op de juiste server van Office 365 belandt.
Voor e-mail in Office 365 spelen een aantal specifieke DNS-records een rol:
MX-records: bepalen naar welke mailserver berichten worden gestuurd.
CNAME-records: zorgen dat functies zoals Autodiscover goed werken.
TXT-records (SPF, DKIM en DMARC): beschermen tegen spam en phishing.
Waarom is DNS belangrijk voor Office 365 e-mail?
1. Betrouwbare bezorging
Met correcte DNS-records weet Office 365 precies hoe e-mail voor jouw domein afgehandeld moet worden.
2. Voorkomen van spamproblemen
SPF-, DKIM- en DMARC-records geven aan dat jouw e-mails legitiem zijn. Zonder deze instellingen belanden mails vaak in de spamfolder.
3. Beveiliging tegen misbruik
Met een goede DNS-configuratie voorkom je dat hackers jouw domein gebruiken om valse e-mails te versturen (spoofing).
4. Professionele uitstraling
Niets is zo schadelijk als klanten die je mails niet ontvangen of wantrouwen omdat ze als spam gemarkeerd worden.
Stappenplan: DNS instellen voor Office 365 e-mail
Stap 1: Log in bij je domeinprovider
DNS-instellingen worden beheerd bij de partij waar je domeinnaam geregistreerd is. Denk aan TransIP, Yourhosting of een andere registrar.
Stap 2: Voeg de benodigde records toe
Microsoft geeft standaardwaarden die je moet instellen. Deze verschillen per domeinnaam, maar de belangrijkste zijn:
MX-record:
Waarde: <domein-key>.mail.protection.outlook.com
Prioriteit: meestal 0 of 10.
CNAME-records:
Voor autodiscover: verwijst naar autodiscover.outlook.com.
Voor sip en lyncdiscover: nodig voor Teams en Skype-integratie.
TXT-records:
SPF-record: bepaalt welke servers namens jouw domein mail mogen versturen.
DKIM-record: voegt een digitale handtekening toe aan je mails.
DMARC-record: bepaalt hoe ontvangende servers met verdachte mails omgaan.
Stap 3: Controleer de instellingen
Na het invoeren van de records kan het tot 24 uur duren voordat alles actief is. Gebruik tools zoals MXToolbox of de Microsoft 365 Admin Center-check om te zien of alles correct werkt.
Stap 4: Test je e-mail
Stuur testmails naar verschillende adressen (ook naar Gmail en Outlook) om te controleren of ze goed aankomen en niet in spam belanden.
Veelgemaakte fouten bij DNS-instellingen
Vergeten oude records te verwijderen
Dubbele of foutieve records veroorzaken conflicten waardoor e-mail niet aankomt.Geen SPF-record instellen
Dit zorgt ervoor dat jouw mails vaak in spam terechtkomen.Te brede SPF-instellingen
Sommige bedrijven zetten “v=spf1 +all”, wat betekent dat iedereen namens jouw domein mag mailen. Dat is een groot beveiligingsrisico.Geen DMARC gebruiken
Zonder DMARC weet een ontvangende server niet wat te doen met verdachte mails, waardoor spoofing makkelijker wordt.DNS niet testen
Veel ondernemers vertrouwen blind op hun instellingen, terwijl een simpele test fouten snel kan blootleggen.
Tips voor een veilige DNS-configuratie
Werk altijd met de officiële waarden die Microsoft geeft in de Admin Center.
Houd je DNS-overzicht schoon: verwijder oude records die niet meer nodig zijn.
Stel zowel SPF, DKIM als DMARC in voor maximale beveiliging.
Documenteer alle wijzigingen, zodat je later kunt terugvinden wat er aangepast is.
Praktijkvoorbeeld: webshop in groei
Een Nederlandse webshop kampte met het probleem dat facturen in de spamfolder van klanten terechtkwamen. Na controle bleek dat hun SPF-record niet correct stond ingesteld. Met een goede DNS-configuratie werden mails weer betrouwbaar afgeleverd en nam de klanttevredenheid direct toe.
Praktijkvoorbeeld: consultancybureau
Een consultancybureau werd slachtoffer van spoofing: klanten ontvingen nep-mails die leken te komen van hun domein. Met de juiste SPF- en DMARC-instellingen konden ze dit stoppen en hun reputatie herstellen.
Hoe Servicepunt365 kan helpen
Voor veel MKB’ers is DNS een technisch mijnenveld. Eén foutje en je e-mail werkt niet meer. Daarom biedt Servicepunt365 hulp bij het correct instellen van DNS voor Office 365 e-mail. Tegen een vast tarief wordt alles veilig en professioneel ingericht, inclusief beveiligingsrecords en testen.
DNS is cruciaal voor betrouwbare e-mail
Een correcte DNS-configuratie voor Office 365 e-mail is essentieel om professioneel en veilig te communiceren. Het zorgt dat je mails aankomen, beschermt tegen spam en voorkomt dat je domein misbruikt wordt. Hoewel het technisch kan lijken, is het met een stappenplan of specialistische hulp eenvoudig goed te regelen. Voor MKB’ers zonder IT-team is dit misschien wel de belangrijkste investering in hun digitale communicatie.
