Het beveiligen van bestanden is een cruciaal aspect van werken in de cloud. Met de groeiende afhankelijkheid van cloudopslag en samenwerkingstools, is het essentieel om te weten hoe je je gegevens en bestanden optimaal beschermt. Bestanden beveiligen in Office 365 is een combinatie van sterke instellingen, slimme workflows en bewustzijn bij medewerkers. In deze gids leer je hoe je jouw bestanden optimaal beveiligt in Office 365.
Waarom Bestanden Beveiligen in Office 365 Belangrijk Is
Organisaties en individuen slaan dagelijks gevoelige gegevens op in Office 365, zoals klantgegevens, financiële rapporten en interne documenten. Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen loop je risico op:
- Datalekken: Ongeautoriseerde toegang tot vertrouwelijke informatie.
- Phishing en malware-aanvallen: Kwaadaardige software die je bestanden kan gijzelen.
- Interne dreigingen: Medewerkers die per ongeluk of opzettelijk gegevens lekken.
Gelukkig biedt Office 365 krachtige tools om je bestanden en gegevens te beschermen. Laten we deze stap voor stap bekijken.
Sterke Authenticatie Instellen (Multi-Factor Authenticatie – MFA)
Een van de eenvoudigste maar meest effectieve manieren om je bestanden in Office 365 te beveiligen, is het inschakelen van Multi-Factor Authenticatie (MFA). Dit betekent dat gebruikers naast hun wachtwoord een extra verificatiemethode moeten gebruiken, zoals een sms-code of authenticator-app.
Hoe stel je MFA in?
Ga naar Microsoft 365 Admin Center.
Klik op Beveiliging & privacy en vervolgens op Multi-Factor Authenticatie.
Activeer MFA voor alle gebruikers of een specifieke groep.
Kies de gewenste verificatiemethoden (bijv. Authenticator-app, sms, telefoonoproep).
Door MFA in te schakelen, wordt het veel moeilijker voor hackers om toegang te krijgen tot je account, zelfs als ze je wachtwoord kennen.
Gegevensversleuteling Gebruiken
Versleuteling zorgt ervoor dat bestanden alleen door geautoriseerde gebruikers kunnen worden gelezen, zelfs als ze worden onderschept. Office 365 biedt ingebouwde encryptie-opties zoals:
Microsoft Information Protection (MIP): Hiermee kun je labels toewijzen aan bestanden, zoals ‘Vertrouwelijk’ of ‘Intern Gebruik’.
OneDrive en SharePoint-versleuteling: Alle bestanden die je uploadt naar deze platforms worden automatisch versleuteld.
E-mailversleuteling in Outlook: Hiermee kun je voorkomen dat onbevoegden je e-mails lezen.
Hoe versleutel je een bestand in Office 365?
Open het bestand in Word, Excel of PowerPoint.
Ga naar Bestand > Info > Document beveiligen.
Kies Met wachtwoord versleutelen en voer een sterk wachtwoord in.
Klik op Opslaan.
Voor bedrijfsbrede versleuteling kun je Microsoft Purview Information Protection inschakelen via het Admin Center.
Bestandsrechten en Toegangsbeheer Instellen
Niet iedereen hoeft toegang te hebben tot alle bestanden binnen een organisatie. Met Azure Active Directory (Azure AD) en Microsoft 365 Groups kun je de juiste rechten toekennen.
Handige tips voor toegangsbeheer:
Geef gebruikers alleen toegang tot bestanden die ze nodig hebben (least privilege access).
Maak gebruik van tijdelijke toegang voor externe medewerkers.
Beheer rechten via SharePoint en OneDrive met de optie ‘Alleen-lezen’ of ‘Bewerken’.
Hoe deel je een bestand veilig in OneDrive?
Ga naar OneDrive en selecteer het bestand dat je wilt delen.
Klik op Delen en kies de toegangsniveaus (bijv. Alleen-lezen, Bewerken, Expiratie datum instellen).
Verstuur de link alleen naar geautoriseerde personen.
Microsoft Defender for Office 365 Gebruiken
Microsoft Defender for Office 365 beschermt tegen phishing-aanvallen, malware en schadelijke links in e-mails en bestanden.
Hoe schakel je Microsoft Defender in?
Open het Microsoft Security Center.
Ga naar Beveiligingsbeleid en activeer Anti-Phishing en Anti-Malware bescherming.
Stel waarschuwingen in voor verdachte activiteiten.
Hierdoor worden schadelijke bestanden en phishing-pogingen automatisch geblokkeerd voordat ze schade kunnen aanrichten.
Automatische Back-ups en Versiebeheer Instellen
Bestanden beveiligen in Office 365 betekent ook dat je voorbereid moet zijn op dataverlies. OneDrive en SharePoint bieden automatische back-ups en versiegeschiedenis.
Hoe herstel je een vorige versie van een bestand?
Open OneDrive of SharePoint en zoek het bestand.
Klik op Versiegeschiedenis.
Selecteer een eerdere versie en klik op Herstellen.
Daarnaast kun je met Microsoft 365 Backup een volledige back-up maken van al je bestanden en e-mails.
Beveiligingsbewustzijn Creëren binnen de Organisatie
Technologie alleen is niet genoeg; medewerkers spelen een cruciale rol in bestandsbeveiliging.
Tips om beveiligingsbewustzijn te vergroten:
Geef trainingen over phishing, wachtwoordbeheer en veilige samenwerking.
Maak beleid voor veilig delen van bestanden met derden.
Gebruik simulaties van phishing-aanvallen om medewerkers bewust te maken.
Het correct veilig houden van bestanden
Bestanden beveiligen in Office 365 is essentieel om gevoelige gegevens te beschermen tegen cyberdreigingen en dataverlies. Door sterke authenticatie, encryptie, toegangsbeheer en beveiligingsbewustzijn te combineren, kun je de risico’s minimaliseren.
Wil je meer weten over specifieke beveiligingsinstellingen in Office 365? Neem contact op met een IT-expert of bezoek het Microsoft Security Center.
Servicepunt 365 is gespecialiseerd in de naadloze implementatie en integratie van Office 365 binnen jouw organisatie.
