Een SharePoint-intranet voor MKB klinkt voor veel ondernemers misschien als iets ingewikkelds of alleen geschikt voor grote organisaties. Toch is dat een misvatting. Juist kleine en middelgrote bedrijven kunnen enorme voordelen halen uit SharePoint als intranet. Het biedt structuur, samenwerking en professionaliteit, zonder dat je een compleet IT-team nodig hebt. In dit artikel lees je waarom SharePoint een slimme investering is en hoe je het als MKB’er effectief inzet.
Wat is SharePoint?
Microsoft SharePoint is een platform binnen Office 365 dat bedrijven helpt om documenten en informatie te organiseren, delen en beheren. Vaak wordt het gebruikt als intranet: een interne omgeving waar medewerkers alles kunnen vinden wat ze nodig hebben, van bestanden en handleidingen tot nieuws en agenda’s.
Met SharePoint hoef je niet meer te werken met losse mappen op verschillende computers of eindeloos e-mailen van bijlagen. Alles staat centraal, veilig en altijd bereikbaar in de cloud.
Waarom een intranet voor MKB?
Veel kleine bedrijven denken dat een intranet alleen nuttig is voor organisaties met honderden medewerkers. Maar niets is minder waar. Ook bij tien of twintig medewerkers raken documenten snel verspreid en kost het veel tijd om informatie terug te vinden. Een intranet helpt om:
Efficiënter te werken: iedereen weet waar bestanden staan.
Beter samen te werken: meerdere mensen kunnen tegelijk in één document werken.
Informatie te centraliseren: van handleidingen tot HR-documenten.
Veilig te werken: gevoelige bestanden blijven beschermd in de cloud.
Voordelen van SharePoint als intranet voor MKB
1. Centrale opslag
Alle bestanden staan op één plek. Geen gedoe meer met “waar staat die versie?” of mappen op persoonlijke laptops.
2. Toegankelijkheid
Medewerkers kunnen altijd en overal inloggen, ook vanaf huis of onderweg. Dit maakt hybride werken eenvoudig en veilig.
3. Integratie met Office 365
SharePoint werkt naadloos samen met Teams, Outlook, OneDrive en andere Microsoft-tools. Zo verbind je alle communicatie en bestanden in één systeem.
4. Schaalbaarheid
Of je nu vijf of vijftig medewerkers hebt, SharePoint groeit met je bedrijf mee. Je hoeft niet elke paar jaar over te stappen naar een ander systeem.
5. Beveiliging
Met functies als multifactor-authenticatie en rechtenbeheer bepaal je precies wie toegang heeft tot welke bestanden.
SharePoint vs traditionele opslag
Veel MKB-bedrijven gebruiken nog Dropbox, Google Drive of een lokale server. Waarom overstappen naar SharePoint?
Servers verouderen: onderhoud en vervanging kosten veel geld.
Dropbox of Google Drive missen integratie: ze werken prima, maar sluiten niet zo goed aan op de Microsoft-tools die je toch al gebruikt.
SharePoint biedt workflows: processen zoals goedkeuringen, notificaties en versiebeheer zijn ingebouwd.
Hoe SharePoint als intranet inrichten?
Zelfs zonder IT-afdeling kun je een basisintranet in SharePoint neerzetten. Enkele tips:
Bepaal de structuur – maak sites of hubs per afdeling of project.
Gebruik bibliotheken – organiseer documenten per onderwerp en gebruik metadata voor snelle zoekfuncties.
Zorg voor nieuws en updates – plaats regelmatig interne berichten om medewerkers betrokken te houden.
Koppel aan Teams – zodat communicatie en bestanden altijd samenkomen.
Praktische toepassingen voor MKB
HR-portaal: contracten, handleidingen en verlofaanvragen.
Projectmanagement: documenten, planningen en statusupdates per project.
Kennisbank: antwoorden op veelgestelde vragen en werkinstructies.
Samenwerken met externen: klanten of partners toegang geven tot specifieke documenten.
Veelgemaakte fouten bij SharePoint
Geen duidelijke structuur maken: leidt tot chaos en frustratie.
Alles openzetten: te veel rechten geven kan gevaarlijk zijn voor je beveiliging.
Geen training geven: medewerkers moeten leren hoe SharePoint werkt, anders gebruiken ze het niet.
Over-engineeren: houd het simpel. Begin klein en breid later uit.
Voorbeeld uit de praktijk
Een mkb-adviesbureau met 15 medewerkers gebruikte voorheen e-mail en losse mappen op laptops. Na overstap naar SharePoint hebben ze nu een intranet met:
Centrale opslag van alle klantdossiers.
Een HR-sectie met documenten en formulieren.
Integratie met Teams voor snelle communicatie.
Resultaat: minder zoekwerk, hogere productiviteit en tevreden medewerkers.
SEO-voordelen van een intranet?
Indirect draagt SharePoint ook bij aan je SEO. Hoe dan? Door betere interne samenwerking en communicatie werk je sneller en consistenter aan je externe content, zoals blogs, nieuwsbrieven en klantcommunicatie. Een goed georganiseerd bedrijf kan meer en betere content produceren – en dat wordt beloond in zoekmachines.
SharePoint is ook voor MKB
Een SharePoint-intranet voor MKB is geen luxe, maar een slimme keuze voor efficiëntie, veiligheid en groei. Door bestanden te centraliseren, processen te stroomlijnen en medewerkers te betrekken, bouw je een professionele basis zonder dat je een groot IT-team nodig hebt.
Kortom: SharePoint maakt jouw bedrijf wendbaarder, productiever en klaar voor de toekomst.
