Steeds meer bedrijven, scholen en organisaties gebruiken Microsoft Teams om samen te werken. Voor beginners kan het programma echter best overweldigend zijn. Met chats, kanalen, bestanden, vergaderingen en apps lijkt er ontzettend veel te ontdekken. Daarom hebben we deze uitgebreide Microsoft Teams handleiding geschreven, speciaal voor iedereen die net begint met Teams of de basis goed onder de knie wil krijgen.
In dit artikel leer je stap voor stap wat Microsoft Teams is, hoe je ermee aan de slag gaat en welke functies je direct kunt gebruiken.
Wat is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is een samenwerkingstool binnen Microsoft 365 waarmee je:
kunt chatten met collega’s of externe partners,
videogesprekken en online vergaderingen kunt organiseren,
bestanden delen en bewerken via OneDrive of SharePoint,
en projecten beheren in kanalen en teams.
Het idee achter Teams is dat al je communicatie en samenwerking op één centrale plek gebeurt. Geen losse e-mails meer, maar alles overzichtelijk in Teams.
Installatie en eerste stappen
1. Download Microsoft Teams
Teams is beschikbaar als:
desktop-app (Windows en macOS),
mobiele app (iOS en Android),
webversie via teams.microsoft.com.
2. Inloggen
Log in met je Microsoft 365-account. Bedrijven en scholen gebruiken vaak een zakelijk account dat door de IT-afdeling is verstrekt.
3. Interface verkennen
De belangrijkste onderdelen in Teams zijn:
Activiteit: overzicht van meldingen.
Chat: 1-op-1 en groepsgesprekken.
Teams: werkgroepen en projecten.
Vergaderingen: agenda en afspraken.
Bestanden: documenten in OneDrive en SharePoint.
Chatten in Microsoft Teams
Een van de meest gebruikte functies is chatten.
Start een 1-op-1-chat door bovenin te zoeken naar een collega.
Maak een groepschat door meerdere mensen toe te voegen.
Gebruik emoji’s, stickers en GIF’s om gesprekken levendiger te maken.
Voordeel: chats in Teams zijn sneller en overzichtelijker dan lange e-mailconversaties.
Werken met Teams en Kanalen
Binnen Microsoft Teams werk je in Teams (groepen) die zijn opgedeeld in kanalen.
Een Team kan bijvoorbeeld je afdeling zijn: Marketing, HR of IT.
Een Kanaal is een subonderwerp, zoals ‘Campagnes’, ‘Project X’ of ‘Nieuws’.
Binnen elk kanaal kun je:
berichten plaatsen,
bestanden delen,
vergaderingen plannen,
en tabbladen toevoegen (bijvoorbeeld Excel- of Planner-integraties).
Zo blijft communicatie rondom een project gebundeld.
Bestanden delen en samenwerken
Teams werkt nauw samen met OneDrive en SharePoint.
Elk gedeeld bestand in Teams wordt opgeslagen in de cloud.
Je kunt documenten samen in real-time bewerken met collega’s.
Versies worden automatisch opgeslagen, zodat je altijd terug kunt.
Tip: gebruik het tabblad Bestanden in een kanaal om snel toegang te krijgen tot alle documenten die relevant zijn voor dat team.
Vergaderingen en videogesprekken
Met Teams kun je eenvoudig online vergaderingen starten.
1. Vergadering plannen
Klik in de agenda en kies “Nieuwe vergadering”.
Nodig deelnemers uit (intern en extern).
Voeg een agenda of document toe.
2. Tijdens de vergadering
Gebruik scherm delen om een presentatie te laten zien.
Zet de vergadering op opnemen zodat je later kunt terugkijken.
Werk samen in een whiteboard voor brainstormsessies.
3. Tips voor betere online meetings
Gebruik een headset voor beter geluid.
Zet je camera aan voor meer betrokkenheid.
Houd de vergaderingen kort en doelgericht.
Handige functies voor beginners
@Mentions: gebruik @naam om iemand direct te taggen.
Favorieten: zet belangrijke chats en teams bovenaan.
Meldingen beheren: bepaal zelf hoe vaak je meldingen krijgt.
Integraties: koppel apps zoals Planner, Trello of OneNote.
Microsoft Teams op mobiel
De mobiele app is ideaal als je onderweg bent.
Ontvang meldingen direct op je smartphone.
Neem deel aan vergaderingen via 4G of WiFi.
Upload foto’s en bestanden vanaf je telefoon.
Zo blijf je altijd verbonden, ook buiten kantooruren.
Best practices voor Teams gebruik
Maak duidelijke afspraken over welke kanalen waarvoor dienen.
Gebruik minder e-mail en verplaats communicatie naar Teams.
Houd bestanden georganiseerd met duidelijke mappen en namen.
Train medewerkers in de basisfuncties, zodat iedereen efficiënt kan samenwerken.
Veelgestelde vragen
1. Is Microsoft Teams gratis?
Ja, er is een gratis versie, maar bedrijven profiteren het meest van de volledige Microsoft 365-integratie.
2. Kan ik externe personen toevoegen aan Teams?
Ja, met gasttoegang kun je ook partners of klanten uitnodigen.
3. Waar worden bestanden opgeslagen?
Bestanden komen automatisch in OneDrive of SharePoint terecht.
4. Hoe veilig is Microsoft Teams?
Teams voldoet aan strenge beveiligings- en AVG-standaarden, zeker in combinatie met Microsoft 365 Business Premium.
Begin vandaag nog met Microsoft Teams
Microsoft Teams is dé plek om slimmer samen te werken. Met deze Microsoft Teams handleiding voor beginners kun je direct aan de slag met chat, kanalen, bestanden en vergaderingen. Door Teams goed te gebruiken, bespaar je tijd, voorkom je ruis en werk je overzichtelijker samen met je collega’s.
Servicepunt365 kan je helpen met de implementatie, training en support, zodat jouw organisatie het maximale uit Microsoft Teams haalt.
