Het kiezen van de juiste Microsoft 365 licenties is vaak lastiger dan gedacht. Microsoft biedt namelijk verschillende plannen aan, van eenvoudige basispakketten tot uitgebreide zakelijke abonnementen met geavanceerde beveiliging en beheer. Welke licentie het beste bij jouw organisatie past, hangt af van de grootte van je bedrijf, je IT-behoeften en het budget. In dit artikel zetten we de belangrijkste opties op een rij, leggen we de verschillen uit en helpen we je om de juiste keuze te maken.
Waarom Microsoft 365 licenties belangrijk zijn
Microsoft 365 is meer dan alleen Word, Excel en Outlook. Het is een compleet platform voor productiviteit, communicatie en beveiliging. Met de juiste licentie krijg je toegang tot:
E-mail via Exchange Online.
Samenwerkingstools zoals Teams en SharePoint.
Opslag via OneDrive.
Extra beveiligingsopties zoals Multi-Factor Authenticatie (MFA) en Microsoft Defender.
Kies je een verkeerde licentie, dan loop je mogelijk functies mis of betaal je juist te veel voor mogelijkheden die je niet gebruikt.
Overzicht van Microsoft 365 licenties
Microsoft verdeelt zijn pakketten in drie grote categorieën:
Microsoft 365 Business – gericht op kleine en middelgrote bedrijven (tot 300 gebruikers).
Microsoft 365 Enterprise – geschikt voor grote organisaties met meer dan 300 medewerkers.
Microsoft 365 Education & Non-profit – speciale pakketten voor onderwijs en goede doelen.
In dit artikel focussen we vooral op de Business-licenties, omdat die het meest relevant zijn voor MKB en zzp’ers.
Microsoft 365 Business-licenties vergeleken
1. Microsoft 365 Business Basic
Prijs: laagste tarief.
Inclusief:
Web- en mobiele versies van Office-apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Teams voor chat en vergaderingen.
1 TB OneDrive-opslag per gebruiker.
Exchange voor e-mail.
Niet inbegrepen: desktopversies van Office-apps.
Voor wie geschikt?
Voor kleine bedrijven die vooral in de cloud werken en weinig behoefte hebben aan geïnstalleerde programma’s.
2. Microsoft 365 Apps for Business
Prijs: iets hoger.
Inclusief:
Volledige desktopversies van Office-apps.
Automatische updates en beveiligingspatches.
Niet inbegrepen: Exchange (geen zakelijke e-mail via Outlook).
Voor wie geschikt?
Voor organisaties die vooral de Office-apps nodig hebben en hun e-mail elders hosten.
3. Microsoft 365 Business Standard
Prijs: middenklasse.
Inclusief:
Volledige desktop- en mobiele Office-apps.
Teams, OneDrive en SharePoint.
Exchange voor professionele e-mail.
Voordeel: het meest gekozen pakket, met alle essentiële functies voor MKB.
Voor wie geschikt?
Bedrijven die all-in willen gaan met Microsoft 365 en zowel e-mail, opslag als samenwerking in één pakket willen hebben.
4. Microsoft 365 Business Premium
Prijs: hoger.
Inclusief:
Alles van Business Standard.
Uitgebreide beveiligingsfuncties (Intune, Azure AD Premium, Microsoft Defender).
Geavanceerd apparaatbeheer.
Voordeel: maximale bescherming tegen cyberdreigingen en controle over alle apparaten.
Voor wie geschikt?
Voor organisaties die veel waarde hechten aan cybersecurity en compliance.
Microsoft 365 Enterprise-licenties (kort overzicht)
Voor grotere organisaties biedt Microsoft de E3 en E5 plannen aan.
E3: vergelijkbaar met Business Premium, maar zonder sommige geavanceerde security-opties.
E5: bevat álle functies, inclusief uitgebreide compliance- en beveiligingstools.
Deze licenties zijn interessant voor bedrijven met honderden medewerkers of specifieke beveiligingseisen.
Hoe kies je de juiste Microsoft 365 licentie?
1. Kijk naar je organisatiegrootte
Tot 300 gebruikers: kies een Business-licentie.
Meer dan 300 gebruikers: Enterprise-licentie verplicht.
2. Bepaal je belangrijkste behoeften
Alleen e-mail en webapps nodig? Business Basic.
Desktop-apps zonder e-mail? Apps for Business.
Complete oplossing voor MKB? Business Standard.
Extra beveiliging en beheer nodig? Business Premium.
3. Houd rekening met groei
Misschien ben je nu een klein bedrijf, maar met de juiste licentie schaal je makkelijker op zonder later opnieuw alles te moeten inrichten.
Vergelijkingstabel Microsoft 365 Business
| Functie | Basic | Apps for Business | Standard | Premium |
|---|---|---|---|---|
| Webapps Office | ✔ | ✖ | ✔ | ✔ |
| Desktop Office | ✖ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Zakelijke e-mail (Exchange) | ✔ | ✖ | ✔ | ✔ |
| Teams | ✔ | ✖ | ✔ | ✔ |
| SharePoint | ✔ | ✖ | ✔ | ✔ |
| OneDrive 1 TB | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Extra beveiliging | ✖ | ✖ | ✖ | ✔ |
Beveiliging en compliance: vaak onderschat
Veel organisaties kijken alleen naar prijs en apps, maar beveiliging wordt vaak vergeten.
Phishing en ransomware zijn de grootste bedreigingen voor bedrijven.
AVG en compliance verplichten organisaties om data veilig op te slaan.
Met Business Premium beschik je over de tools om datalekken te voorkomen en apparaten te beheren.
Een investering in de juiste licentie kan dus dataverlies en boetes voorkomen.
Veelgemaakte fouten bij licentiekeuze
Alleen naar de prijs kijken: goedkoop lijkt aantrekkelijk, maar zonder beveiliging betaal je later de rekening.
Vergeten toekomstige groei: een te beperkte licentie zorgt voor dure overstappen later.
Geen advies inwinnen: veel bedrijven weten niet welke functies ze écht nodig hebben.
Veelgestelde vragen
1. Kan ik later overstappen naar een andere licentie?
Ja, Microsoft maakt het eenvoudig om te upgraden of downgraden.
2. Zijn alle licenties maandelijks opzegbaar?
Je kunt kiezen tussen maandelijkse en jaarlijkse contracten. Jaarlijks is meestal goedkoper.
3. Zijn er speciale licenties voor non-profit en onderwijs?
Ja, Microsoft biedt goedkopere of gratis plannen voor deze sectoren.
4. Wat is het verschil tussen Business Premium en E3?
Business Premium is gericht op MKB, terwijl E3 meer enterprise-functies biedt en onbeperkt gebruikers ondersteunt.
5. Moet ik alle medewerkers dezelfde licentie geven?
Nee, je kunt verschillende licenties combineren binnen één organisatie.
Kies slim, denk vooruit
De keuze voor de juiste Microsoft 365 licenties bepaalt in hoge mate hoe efficiënt, veilig en flexibel je organisatie werkt. Business Standard is voor veel bedrijven de beste balans tussen prijs en functionaliteit, maar organisaties met hogere beveiligingseisen zijn beter af met Business Premium.
Heb je twijfels of wil je een advies op maat? Dan helpt Servicepunt365 je om de juiste keuze te maken én de licenties direct goed in te richten. Zo weet je zeker dat jouw bedrijf klaar is voor de toekomst.
