Hoe werkt Microsoft Teams?

In de afgelopen jaren is Microsoft Teams uitgegroeid tot een van de populairste tools voor samenwerking en communicatie, zowel binnen bedrijven als in het onderwijs. Of je nu thuis werkt, in een hybride omgeving opereert, of gewoon op zoek bent naar een manier om beter samen te werken met je team, Microsoft Teams biedt een breed scala aan functies. Maar hoe werkt Microsoft Teams precies? In dit artikel leggen we alles stap voor stap uit.

Wat is Teams van Microsoft?

Teams van Microsoft is een cloudgebaseerd platform voor samenwerking en communicatie. Het is onderdeel van het Microsoft 365-pakket en combineert chat, videovergaderingen, bestanden delen en integraties met andere apps in één gebruiksvriendelijke omgeving. Teams is ontworpen om teamwerk te verbeteren en de productiviteit te verhogen, ongeacht waar je je bevindt.

De basisfunctionaliteiten van Microsoft Teams

Chatten

Een van de kernfunctionaliteiten van Microsoft Teams is de chatfunctie. Hiermee kun je:

Directe berichten sturen naar individuele collega’s of groepen.
Bestanden, afbeeldingen en links delen in de chat.
Reacties geven met emoji’s of GIF’s om gesprekken wat informeler te maken.
Geavanceerde functionaliteiten gebruiken zoals het opzoeken van oude berichten of het markeren van belangrijke berichten.

Teams en Kanalen

Teams zijn groepen die je kunt maken om samen te werken aan projecten of binnen afdelingen. Elk team bestaat uit “kanalen” die gestructureerd zijn rondom specifieke onderwerpen, projecten of andere thema’s. Binnen elk kanaal kun je:

Berichten posten die voor alle teamleden zichtbaar zijn.
Bestanden delen die automatisch worden opgeslagen in SharePoint.
Apps integreren, zoals Planner of OneNote, om workflows te verbeteren.

Vergaderingen en video’s

Met Microsoft Teams kun je eenvoudig vergaderingen plannen en organiseren. Dit omvat:

Videoconferenties met maximaal 1000 deelnemers (of meer afhankelijk van je licentie).
Functies zoals scherm delen, live bijschriften en opnameopties.
Breakout rooms om kleinere groepen tijdens vergaderingen te laten samenwerken.
De mogelijkheid om direct een vergadering te starten of te plannen via de agenda.

Bestanden delen en samenwerken

Binnen elk team en kanaal kun je bestanden uploaden, delen en samen bewerken. Microsoft Teams is volledig geïntegreerd met Microsoft 365-apps zoals Word, Excel en PowerPoint, zodat je:

Documenten in realtime kunt bewerken samen met collega’s.
Bestanden kunt opslaan en beheren in SharePoint.
Bestanden gemakkelijk kunt delen met externe gebruikers.

Integraties en apps

Microsoft Teams ondersteunt een breed scala aan integraties met zowel Microsoft-apps als externe tools. Denk aan:

Planner en To Do voor taakbeheer.
Power BI voor gegevensanalyse.
Externe apps zoals Trello, Zoom en Salesforce.

Hoe begin je met Microsoft Teams?

Als je nieuw bent in Microsoft Teams, kan de hoeveelheid functies overweldigend lijken. Hier is een eenvoudige handleiding om aan de slag te gaan:

Download en installeer Microsoft Teams

Ga naar de officiële website van Microsoft Teams en download de app voor Windows, Mac, iOS of Android.
Je kunt ook de webversie gebruiken als je geen app wilt installeren.

Log in met je Microsoft-account

Gebruik je werk- of schoolaccount om in te loggen. Als je nog geen account hebt, kun je er een aanmaken.

Maak of sluit je aan bij een team

Klik op “Team aanmaken” of “Aan team deelnemen” om aan de slag te gaan.
Kies een naam en beschrijving voor je team en nodig leden uit.

Verken de functies

Begin met het instellen van kanalen voor specifieke projecten of onderwerpen.
Upload bestanden en start een eerste gesprek in de chat.
Plan je eerste vergadering of probeer de schermdeeloptie uit.

Tips en trucs voor een efficiënt gebruik van Microsoft Teams

Gebruik sneltoetsen

Microsoft Teams biedt handige sneltoetsen om je workflow te versnellen. Enkele populaire sneltoetsen zijn:

Ctrl + Shift + M: Microfoon dempen of dempen opheffen.
Ctrl + E: Naar de zoekbalk gaan.
Ctrl + N: Een nieuw chatbericht starten.

Stel meldingen goed in

Je kunt meldingen aanpassen om ervoor te zorgen dat je alleen wordt gestoord bij belangrijke gebeurtenissen. Ga naar Instellingen > Meldingen en pas alles aan jouw voorkeuren aan.

Maak gebruik van achtergronden in videovergaderingen

Als je regelmatig aan videovergaderingen deelneemt, kun je je achtergrond vervagen of een virtuele achtergrond kiezen om je privacy te beschermen.

Plan vergaderingen via Outlook

Als je Microsoft Outlook gebruikt, kun je rechtstreeks vanuit de agenda in Outlook een Teams-vergadering plannen.

Probeer de mobiele app

Met de mobiele app van Microsoft Teams blijf je verbonden, zelfs als je niet op kantoor bent. Je kunt chatten, bellen en bestanden bekijken waar je ook bent.

Veelvoorkomende vragen over Teams van Microsoft

Is Microsoft Teams gratis?

Ja, Microsoft Teams biedt een gratis versie met basisfunctionaliteiten zoals chatten, bestanden delen en vergaderingen organiseren. Voor geavanceerde functies heb je een betaald abonnement nodig.

Kan ik externe gebruikers uitnodigen?

Ja, je kunt eenvoudig externe gebruikers uitnodigen voor een team of vergadering door hun e-mailadres in te voeren. Zorg ervoor dat je beheerder gasttoegang heeft ingeschakeld.

Wat is het verschil tussen een team en een kanaal?

Een team is een groep mensen die samenwerken, terwijl een kanaal een specifiek onderwerp of project binnen dat team vertegenwoordigt.

Worden bestanden automatisch opgeslagen?

Ja, alle bestanden die je in een team of kanaal deelt, worden automatisch opgeslagen in een gekoppelde SharePoint-map.

Haal het beste uit Microsoft Teams

Microsoft Teams is een krachtige en veelzijdige tool die teams helpt efficiënter samen te werken. Met functies zoals chatten, bestanden delen, videovergaderingen en integraties met andere apps, biedt het alles wat je nodig hebt om productief te blijven. Of je nu een beginnende gebruiker bent of een ervaren professional, met deze gids kun je direct aan de slag en het meeste uit Microsoft Teams halen.

Servicepunt 365 is gespecialiseerd in de naadloze implementatie en integratie van Office 365 binnen jouw organisatie. Wil je meer weten over hoe Microsoft Teams werkt? Neem dan direct contact op met ons specialistische team.